Как эффективно организовать работу удаленного сотрудника

 

И принести экономике компании до 170 тыс. в год*

Количество удаленных сотрудников в российских компаниях медленно, но верно растет. И, как заявляет исследовательская компания J’son & Partners Consulting: к 2020 году доля виртуальных рабочих мест должна достичь 20%. Это позволит компаниям снизить расходы более чем на 1 трлн руб.Такая тенденция объясняется не только возможностью существенно сэкономить на оборудовании рабочих мест, но и другими преимуществами "удаленки". Например:

  • возможностью привлекать к работе специалистов из других городов и стран без необходимости организовывать их релокацию
  • снижением издержек - инструменты для дистанционной работы позволяют сотрудникам не выпадать из рабочего процесса во время больничных или командировок, быть на связи с коллегами во время отпуска при возникновении форс-мажоров
  • и даже повышением лояльности персонала - ведь возможность удаленной работы можно рассматривать в качестве одного из способов нематериальной мотивации сотрудников

Основные сложности работы с удаленными сотрудниками

При словах "удаленная работа" руководители компаний чаще видят не преимущества такого подхода, а множество сложностей. Вот несколько вопросов и возражений, которые возникают у работодателя при взаимодействии с дистанционными сотрудниками:

  • Как я узнаю, что сотрудник работает, а не занимается посторонними делами, если не могу увидеть это лично?
  • Как проводить совещания с удаленными сотрудниками?
  • Онлайн-совещания? Это неэффективно, там постоянно зависает видео и звук плохой.
  • Как сотрудник сможет взаимодействовать с коллегами, если он не появляется в офисе?
  • Что делать если сотруднику срочно понадобятся рабочие документы, а в офисе уже никого нет? А как быть с корпоративными сервисами?
  • Удаленная работа - это вообще безопасно? Я не хочу, чтобы корпоративная информация покидала периметр компании.

Все эти сложные на первый взгляд проблемы легко решаются с помощью современных информационных технологий.

Удаленные сотрудники: кто они и что им нужно?

Начать стоит с ответа на вопрос: какие виды удаленных сотрудников бывают и что им требуется для эффективной работы. Ведь "удаленка" может быть как выбором работника, так и небоходимостью, обусловленной должностными обязанностями. Итак, основные типы удаленных сотрудников.

  1. Полуночник - наиболее продуктивно выполняет свои обязанности в вечерние и даже ночные часы
  2. Путешественник - много перемещается, хочет подключаться к рабочему процессу, даже находясь в дороге
  3. Коммивояжер - сотрудник отдела продаж, который постоянно находится в пути и часто остается без интернет-связи
  4. Сотрудник из спального района - живет далеко от офиса, поэтому предпочитает несколько дней в неделю работать из дома
  5. Переселенец - сотрудник, живущий в другом городе или стране
  6. Отраслевой эксперт - удаленно нанятый высококвалифицированный специалист на аутсорсинге с доступом к отдельным файлам и данным, необходимым для работы

Несмотря на различия этих типов сотрудников, условия, необходимые для их эффективной работы, одинаковы:

  • круглосуточный безопасный доступ к корпоративному контенту и сервисам с любого устройства из любого места
  • инструменты совместной работы, чтобы взаимодействовать с коллегами и получать обновления в режиме реального времени
  • возможность быстро синхронизироваться с командой и тем самым избегать простоев про проблемах с интернет-связью

BUSINESS TEAM для работы удаленных сотрудников

Самым эффективным способом организации работы компании с удаленными сотрудниками станет создание единой коммуникационной среды, доступной сотрудникам из любого места с любого устройства. Именно такой средой является решение BUSSINES TEAM, реализованное на платформе Office365. Здесь можно собрать вместе все корпоративные коммуникации, выстроить и контролировать все бизнес-процессы, организовать надежное хранение, наглядное представление информации и мгновенный поиск нужных данных. А также создать максимально комфортное рабочее пространство для каждого подразделения компании или объединить сотрудников в группы по проектам.

Помимо сотрудников, в BUSINESS TEAM можно подключать клиентов и партнеров, предоставляя им гостевой доступ только к той информации, которая необходима для взаимодействия.

Коммуникации

BUSINESS TEAM объединяет несколько видов инструментов для коммуникаций. Так что каждый сотрудник может выбрать наиболее удобный для себя и подходящий для конкретной ситуации.

  • Чат позволяет обмениваться мгновенными сообщениями с одним или несколькими коллегами, обмениваться файлами, осуществлять поиск по сообщениям.
  • Для обсуждения документов или других данных удобно воспользоваться беседой в ленте соответствующего канала. Члены группы получают уведомления обо всех сообщениях в беседе, могут просматривать их и теги бесед даже на мобильных устройствах.

  • Видеозвонки прекрасно подходят для проведения мозговых штурмов и продуктивных онлайн-совещаний, а также тогда, когда переписки становится недостаточно. Сотрудники могут запланировать онлайн-собрание, опубликовать повестку и сопутствующие документы, провести предобсуждение, делиться файлами и изображением экрана, демонстрировать презентации во время совещания, вести протокол и запись звонка, оставлять комментарии, которые сохранятся в общей ленте. А также присоединиться с планшета или смартфона к собраниям в формате HD, чтобы просматривать презентации с анимацией.

 

Доступ к контенту и данным

BUSINESS TEAM - это единая точка доступа не только к корпоративным коммуникациям, но и к корпоративному контенту.В платформу интегрированы приложения Office 365: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint, Foms, Visio и Power BI. Удаленные сотрудники могут не только работать с текстовыми документами, но создавать презентации, формы для опросов и тестирования, графические схемы, таблицы, справочники, отчеты, размещать картинки и видеоматериалы для коллег.

Члены распределенной в пространстве команды имеют возможность одновременно просматривать и изменять одни и те же файлы и сразу видеть, что сделали другие. А также оставлять комментарии к файлам, которые будут доступны в общей ленте. BUSINESS TEAM позволяет работать с файлами на стационарном компьютере, на мобильных устройствах, а также редактировать документы в режиме онлайн.

При отсутствии интернета с файлами можно работать автономно. Ведь при подключении к сети все изменения синхронизируются автоматически. А быстро найти нужный документ поможет корпоративный поиск.

Управление бизнес-процессами и доступ к сервисам

Интегрированные в среду, а также подключаемые с помощью коннекторов приложения сторонних производителей позволяют автоматизировать большое количество бизнес-процессов. Здесь можно:

  • ставить задачи, контролировать их исполнение и управлять проектами с помощью Planner

  • автоматизировать управление заявками в отдел закупок или техподдержку

  • организовать удобное пространство для согласования макетов в OneNote

  • разрабатывать стратегии и проводить мозговые штурмы в майнд-картах
  • управлять корпоративными документами и договорами
  • проводить обучение и тестирование сотрудников
  • подключать сторонние популярные мессенджеры (WhatsApp, Telegram) для общения с клиентами и партнерами.

А что с безопасностью?

Информация, используемая удаленными сотрудниками для работы, может содержать значительный объем конфиденциальных данных. Чтобы обеспечить их безопасность и предотвратить утечку информации в BUSINESS TEAM предусмотрена встроенная система защиты с использованием средств криптографии (Information Protection). Она позволяет:

  • настраивать политики для классификации и защиты данных в зависимости от степени их конфиденциальности
  • разграничивать права доступа и устанавливать, какие действия определенные группы пользователей могут выполнять с документами
  • предоставлять гостевой доступ партнерам и контрагентам и устанавливать период действия разрешений
  • отслеживать и контролировать использование различных видов документов
  • при необходимости отключать доступ всех используемых сотрудником устройств к ресурсам компании.

Удаленные сотрудники: быть или не быть?

Рост числа удаленных рабочих мест - устойчивая тенденция. И несмотря на возражения, которые неизбежно возникают у работодателей, при найме дистанционного сотрудника, такой вид занятости становится все более популярным. Ведь при грамотной организации взаимодействия с удаленными работниками, они могут принести компании немало дивидендов. Главное - выбрать правильное ИТ-решение, которое позволит сотрудникам иметь круглосуточный доступ к корпоративным данным и эффективно общаться с коллегами, а руководителю делегировать задачи и контролировать их исполнение.

_________________________________________________________________________________________

*По данным РБК